ACERVO DOCUMENTAL[[#_ftn1|[1]]] – Conjunto de documentos sob custódia de um arquivo, biblioteca ou outra entidade. ACESSIBILIDADE[[#_ftn2|[2]]] – Disponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental. ACESSO DIRECTO[[#_ftn3|[3]]] - Num dispositivo de memória, forma de obter ou fornecer dados por uma ordem independente da sua posição relativa, através de endereços que indicam a posição física dos dados. ACONDICIONAMENTO[[#_ftn4|[4]]] – Colocação dos documentos em unidades de instalação adequadas à sua conservação e preservação. AQUISIÇÃO[[#_ftn5|[5]]] – Obtenção da propriedade e/ou da custódia de documentos ou arquivos por um arquivo, nomeadamente a título de compra, dação, depósito, depósito legal, doação, incorporação, legado, permuta, ou reintegração. ARMAZENAMENTO[[#_ftn6|[6]]] – Operação que consiste na colocação dos documentos nos depósitos. ARQUIVO[[#_ftn7|[7]]] – 1. Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação. 2. Instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo. 3. Depósito ARQUIVO CENTRAL[[#_ftn8|[8]]] – Arquivo que reúne a documentação produzida pelos diversos departamentos e serviços de uma administração. Também designado de Arquivo Geral. ARQUIVO CORRENTE[[#_ftn9|[9]]] - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais ainda não concluídos. ARQUIVO DEFINITIVO[[#_ftn10|[10]]] - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de abertura. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries documentais cujo valor primário perdura por tempo indeterminado (por exemplo, algumas séries dos arquivos notariais). ARQUIVO HISTÓRICO[[#_ftn11|[11]]] - 1. Fundos ou núcleo constituído por documentos correspondentes a processos concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de reabertura. 2. Arquivo encarregado da conservação permanente e comunicação de documentos de arquivo, já não consultados pela administração produtora no exercício das suas actividades de gestão, previamente seleccionados em função do seu valor arquivístico. ARQUIVO INTERMÉDIO[[#_ftn12|[12]]] - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura. ARQUIVO NACIONAL[[#_ftn13|[13]]] – Arquivo público com jurisdição arquivística sobre os arquivos e da administração central e de outras instituições de âmbito nacional, responsável pela aquisição, conservação e comunicação dos arquivos definitivos do mesmo âmbito. AUTO DE ELIMINAÇÂO[[#_ftn14|[14]]] – Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminação. AUTO DE ENTREGA[[#_ftn15|[15]]] – Acto revestido das formalidades prescritas por lei ou pelo costume, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos e/ou arquivos e que deve ser assinado no momento da entrega material. AUTORIDADE ARQUIVÍSTICA[[#_ftn16|[16]]] – organismo regulador da política arquivística, instituição arquivística, programa arquivístico, unidade orgânica ou programa responsável pela avaliação, selecção, recolha, preservação e disponibilização de arquivos. AVALIAÇÃO[[#_ftn17|[17]]] – Determinação do valor arquivístico e/ou histórico dos documentos de um arquivo, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente num arquivo definitivo ou eliminação, após o respectivo prazo de conservação. BASE DE DADOS[[#_ftn18|[18]]] – Conjunto de dados, parte ou totalidade de um outro conjunto de dados que consiste pelo menos num ficheiro suficiente para uma dada aplicação ou para um determinado sistema de processamento de dados. CAPACIDADE DE INSTALAÇÃO[[#_ftn19|[19]]] – Quantidade de documentos que um depósito pode conter, expressa normalmente em metros lineares (de prateleiras) ou cúbicos (de caixas ou ficheiros verticais). CAPTURA[[#_ftn20|[20]]] – Registo, classificação, aditamento de meta-informação e armazenamento de um documento de arquivo num sistema que gere documentos de arquivo. CATÁLOGO[[#_ftn21|[21]]] – Instrumento de descrição documental que descreve, até ao nível do documento, a totalidade ou parte de um arquivo ou de uma colecção. CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO[[#_ftn22|[22]]] - Evolui em três idades ou fases – fase activa, fase semi-activa e fase inactiva – na medida em que a frequência de utilização dos documentos em fase administrativa decresce e o seu valor se transforma. CLASSE[[#_ftn23|[23]]] - (somente na presente especificação) A parte de uma hierarquia representada por uma linha traçada de qualquer ponto da hierarquia do plano de classificação até todos os dossiês abaixo desse ponto. Nota: corresponde, na terminologia clássica, a uma “secção”, “série”, etc. CLASSIFICAÇÃO[[#_ftn24|[24]]] – 1. Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um plano de classificação. 2. Instituto jurídico que assegura a protecção do património arquivístico. COLECÇÃO[[#_ftn25|[25]]] – 1. Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, nomeadamente o modo de aquisição, o assunto, o suporte, a tipologia documental ou o coleccionador. Nesta acepção, opõe-se a fundo. 2. Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência (por exemplo, o copiadores de correspondência expedida), para servir de modelo à produção de documentos com a mesma finalidade, ou de acordo com critérios de arquivagem (ex. colecções de documentos de despesa). Nesta acepção, opõe-se a processo. CONSERVAÇÃO[[#_ftn26|[26]]] – 1. Função do arquivo que consiste em assegurar a custódia e preservação dos arquivos. 2. Conjunto de medidas de intervenção sistemática e directa nos documentos com o objectivo de impedir a sua degradação, sem alterar as características físicas dos suportes. COTA[[#_ftn27|[27]]] – Código numérico, alfabético ou alfanumérico, atribuído a uma unidade de instalação e/ou documento, para efeitos de instalação definitiva, ordenação e recuperação da informação. COTAÇÃO[[#_ftn28|[28]]] – Operação que consiste em atribuir uma cota a cada documento ou unidade de instalação.
CUSTÓDIA[[#_ftn29|[29]]] – Guarda física de documentos e/ou arquivos, com a consequente responsabilidade jurídica, sem necessariamente implicar a sua propriedade. DADOS[[#_ftn30|[30]]] – Representação de factos, conceitos ou instruções, de um modo convencional e adequado à comunicação, interpretação ou tratamento por meios humanos ou automáticos. DESTINO[[#_ftn31|[31]]] - conjunto de processos relacionados com a aplicação das decisões sobre prazos de retenção, conservação, eliminação ou transferência de documentos, consignadas em regulamentos de conservação arquivística ou outros instrumentos reguladores. DOAÇÃO[[#_ftn32|[32]]] – Aquisição a titulo gratuito de documentos e/ou arquivos privados e por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o organismo beneficiário a faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade. DOCUMENTO[[#_ftn33|[33]]] – Unidade constituída pela informação e respectivo suporte. DOCUMENTO ANEXO[[#_ftn34|[34]]] - Documento remetido por outro, que é considerado o documento principal. DOCUMENTO APENSO[[#_ftn35|[35]]] - Documento posteriormente mandado juntar a outro, considerado o documento original, por conter elementos de prova e/ou informação relativos à mesma acção ou procedimento administrativo.
DOCUMENTO APOSTO[[#_ftn36|[36]]] - Documento posteriormente registado sobre outro [no intuito de] prestar informações, emitir opiniões ou exarar decisões. DOCUMENTO DA ORGANIZAÇÃO[[#_ftn37|[37]]] - Ver Documento de Arquivo. DOCUMENTO DE ARQUIVO[[#_ftn38|[38]]] – Documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Pode ser constituído por um ou mais documentos simples. DOCUMENTO DE ARQUIVO ELECTRÓNICO[[#_ftn39|[39]]] - Documento de arquivo produzido, transmitido e mantido com recurso a equipamentos electrónicos. DOCUMENTO ELECTRÓNICO[[#_ftn40|[40]]] - Documento produzido, transmitido e mantido com recurso a equipamentos electrónicos. DOCUMENTO PRINCIPAL[[#_ftn41|[41]]] - Documento simples que remete ou de qualquer outro modo veicula outro (s) documento (s). De um modo geral, os documentos principais são a unidade básica de datação e demais referenciação aos documentos compostos. DOSSIER[[#_ftn42|[42]]] - [Conjunto de documentos] coligidos com o fim de informar uma decisão pontual. ELIMINAÇÃO[[#_ftn43|[43]]] – Destruição de documentos de arquivo, que, na avaliação, foram considerados sem valor arquivístico e/ou histórico que justificasse a sua conservação permanente. Pode ser feita por corte, trituração, incineração e maceração. ESPÓLIO[[#_ftn44|[44]]] – Conjunto de documentos de diversa natureza (de arquivo bibliográficos, museológicos, papéis pessoais) que pertenceram a uma pessoa singular ou colectiva. ESTANTERIA[[#_ftn45|[45]]] – Conjunto das estantes de um depósito. EXEMPLAR PRINCIPAL[[#_ftn46|[46]]] – Documento de arquivo que atesta oficialmente de uma actividade ou acção de um organismo. Na maior parte dos casos coincide com o exemplar original, mas não é forçoso que assim seja. EXEMPLAR SECUNDÁRIO[[#_ftn47|[47]]] – Documento de arquivo usado como instrumento de trabalho, de informação ou de difusão. É, na generalidade dos casos uma cópia do exemplar principal. FASE ACTIVA[[#_ftn48|[48]]] – Primeira idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. FASE INACTIVA[[#_ftn49|[49]]] – Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou de ser utilizado pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação; deve, por isso, ser eliminado, a menos que possua um valor secundário que justifique a sua conservação permanente. FASE SEMI-ACTIVA[[#_ftn50|[50]]] - Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais ou legais. FONTES DE AUTORIDADE[[#_ftn51|[51]]] - Legislação, normas, regras, recomendações e códigos deontológicos a que uma organização está obrigatoriamente sujeita ou escolhe adoptar, os quais informam a configuração do seu sistema de arquivo e a implementação de procedimentos normalizados de gestão de documentos. FORAL[[#_ftn52|[52]]] – carta concebida pelo rei ou por um senhorio laico ou eclesiástico a determinada terra, contendo normas que disciplinam as relações dos seus povoadores ou habitantes entre si e destes com a entidade outorgante. FORMATO[[#_ftn53|[53]]] - Elemento de linguagem que especifica a representação, sob a forma de caracteres, dos objectos de dados num ficheiro. FUNÇÕES FIM[[#_ftn54|[54]]]- Conjunto de actividades específicas desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro de gestão de projecto. FUNÇÕES MEIO[[#_ftn55|[55]]] - Conjunto das actividades desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro da gestão interna (ex. gestão patrimonial, gestão financeira, gestão de recursos humanos). FUNDO[[#_ftn56|[56]]] – conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma única proveniência. É a mais ampla unidade arquivística. Opõe-se a colecção. GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO[[#_ftn57|[57]]] – campo da gestão responsável por um controlo eficiente e sistemático da produção, recepção, manutenção, utilização e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para construir e manter a prova e informação sobre actividades e transacções. GUIA[[#_ftn58|[58]]] – Instrumento de descrição documental que descreve um ou mais acervos documentais, ao nível dos fundos ou núcleos (historial da entidade produtora, estrutura interna da documentação, instrumentos de descrição documental disponíveis, bibliografia, etc.) ou das colecções fornecendo ainda a informação de carácter geral e sumário sobre as respectivas entidades detentoras. GUIA DE REMESSA[[#_ftn59|[59]]] – relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios. INCORPORAÇÃO[[#_ftn60|[60]]] – Aquisição gratuita ou a título definitivo de documentos de arquivo por um arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar. INDEXAÇÃO[[#_ftn61|[61]]] – Operação que consiste em descrever ou identificar um documento relativamente ao seu conteúdo.
INDICE[[#_ftn62|[62]]] – Documento que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida (sequencial ou sistemática), os descritores, designações ou títulos de um documento, acompanhados das correspondentes referências de localização ou cotas. INFORMAÇÃO[[#_ftn63|[63]]] - Determinado conjunto de dados que quando fornecido de forma e a tempo adequado, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe ficando mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada decisão. INSTRUMENTO DE DESCRÇÃO[[#_ftn64|[64]]] – Documento secundário que referencia e/ou descreve as unidades arquivísticas, quantificando as respectivas unidades de instalação, tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. Os principais instrumentos de descrição documental são: guias, roteiros, inventários, catálogos, registos, listas e índices. INTEGRIDADE[[#_ftn65|[65]]] - Qualidade dos dados e da informação que existe enquanto não ocorrer a sua destruição, alteração ou perda, de uma forma acidental ou intencional. INVENTÁRIO[[#_ftn66|[66]]] – 1. Instrumento de descrição documental que descreve um fundo ou núcleo até ao nível da série, referindo e enumerando as respectivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices. 2. Documento de arquivo que enumera e descreve um conjunto de bens patrimoniais, de acordo com fins específicos. LISTA[[#_ftn67|[67]]] – Instrumento de descrição documental que relaciona, para fins de descrição e controlo, as unidades de instalação existentes num arquivo, de acordo com critérios cronológicos, alfabéticos, temáticos e outros. MAÇO[[#_ftn68|[68]]] – Unidade de instalação constituída por um conjunto de documentos atados, correspondente a uma organização original ou podendo ser constituída no decurso de uma reinstalação. MACRO-PROCESSO[[#_ftn69|[69]]] – conjunto de processos e, eventualmente, dossiers e/ou colecções, que correspondem a uma mesma acção ou um mesmo procedimento administrativo complexo, i.e., que engloba ou coordenada outros procedimentos, referíveis ou não a uma mesma área temático-funcional, mas independentes. META-INFORMAÇÃO[[#_ftn70|[70]]] - Informação que descreve outra informação e sistemas de informação. Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a informação que deve ser criada e associada aos documentos de arquivo/ conjuntos de documentos de arquivo, por forma a facultar a sua compreensão no contexto de produção, a assegurar a sua capacidade evidencial e a facilitar e documentar a gestão continuada dos mesmos. MIGRAÇÃO[[#_ftn71|[71]]] - Acção de transferir documentos electrónicos armazenados sob um determinado formato num determinado suporte para outros formatos e suportes actualizados, mantendo a sua autenticidade e genuinidade, por forma a preservar a capacidade de aceder continuadamente aos documentos. PLANO DE CLASSIFICAÇÂO[[#_ftn72|[72]]] – 1. Sistema de classes pré-definidas, concebido para a organização de um arquivo corrente. Em princípio, a elaboração de um plano de classificação deve atender às áreas temático-funcionais em que se desenvolve a actuação da entidade produtora desse arquivo e fixar os descritores e remissivos de cada classe ou subclasse. PRAZO DE CONSERVAÇÃO[[#_ftn73|[73]]] – Período fixado para a conservação dos documentos de arquivo. Este prazo é definido em tabela de selecção. 2. Documento de arquivo que regista o plano de classificação e as respectivas notas de aplicação, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura do arquivo. PRESERVAÇÃO[[#_ftn74|[74]]] – Conjunto de medidas de gestão tendentes a neutralizar potenciais factores de degradação dos documentos. PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO[[#_ftn75|[75]]] - Sucessão ordenada de actos e formalidades tendentes à formação e manifestação da vontade da Administração Pública pela sua execução. PROCESSO[[#_ftn76|[76]]] - Conjunto de documentos referentes a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. Um processo corresponde geralmente a unidade básica de uma série. “Um processo não é uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se colocam documentos.” *O processo é a materialização de todos os passos de um procedimento administrativo. PROVENIÊNCIA[[#_ftn77|[77]]] – 1. Em arquivo corrente, entidade produtora dos documentos recebidos 2. Em arquivo intermédio ou definitivo, entidade produtora do arquivo RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO[[#_ftn78|[78]]] – Obtenção de dados, informações ou documentos arquivados ou memorizados. REGISTO[[#_ftn79|[79]]] – 1. Acto de lançar em suporte próprio dados ou informações. 2. Documento 3. Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo (registo de correspondência, registo de entrada, etc.), ou para efeito de prova de actos, factos ou acontecimentos (registo civil, registo paroquial, registo de notariado, etc.). REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO[[#_ftn80|[80]]] - Instrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a selecção, a eliminação, as remessas e a substituição de suporte. REQUISITOS FUNCIONAIS[[#_ftn81|[81]]] - Descrevem os serviços que o sistema deve oferecer, como o sistema deve reagir a certas entradas e como o sistema se deve comportar em determinadas situações. REQUISITOS NÃO FUNCIONAIS[[#_ftn82|[82]]] - Restrições nos serviços do sistema, tais como tempo de resposta, segurança, fiabilidade, disponibilidade, normas, etc.
RESPONSABILIDADE[[#_ftn83|[83]]] – principio segundo o qual os indivíduos, as organizações e a comunidade em geral, são responsáveis pelos seus actos e podem ser chamados a justificá-los. ROTEIRO[[#_ftn84|[84]]] – 1. Guia 2. Instrumento de descrição documental que referencia as unidades de instalação de um acervo documental, por ordem das respectivas cotas, fornecendo de cada uma as indicações necessárias à sua identificação e localização. 3. Documento que descreve um itinerário ou uma viagem 4. Documento que refere, de forma metódica, a situação e direcção das ruas e outras vias de comunicação de uma povoação. SECÇÂO[[#_ftn85|[85]]] – Unidade arquivística constituída pela subdivisão orgânico-funcional de um fundo ou núcleo, determinada pela sua organização original. SELECÇÃO[[#_ftn86|[86]]] – Operação que decorre da avaliação e consiste em separar os documentos de arquivo a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados. SÉRIE DOCUMENTAL[[#_ftn87|[87]]] - Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro de uma mesma área de actuação. SISTEMA DE ARQUIVO[[#_ftn88|[88]]] - Sistema de informação que integra, gere e fornece o acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo. SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO[[#_ftn89|[89]]] – Linguagem documental destinada à representação estruturada de documentos ou de dados por meio de índices e termos correspondentes, para permitir uma aproximação sistemática com a ajuda, se necessário, de um índice alfabético. SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL[[#_ftn90|[90]]] - Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista gestão dos documentos produzidos e recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São elementos de um sistema de um sistema desta natureza os documentos, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos e as ferramentas de apoio tecnológico. O objectivo principal da implementação de um sistema de gestão documental prende-se com a racionalização e eficácia da produção documental. SISTEMA DE INFORMAÇÃO[[#_ftn91|[91]]] - Conjunto organizado de equipamentos, aplicações, políticas, procedimentos e pessoas, o qual armazena, processa e acessibiliza informação. SUB-SÉRIE[[#_ftn92|[92]]] – Parte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às mesmas fases de processos do mesmo tipo, a sub-divisões sistemáticas de um assunto, a tipologias documentais, ou ainda a documentos com exigências de acondicionamento e/ou preservação próprias. SUPORTE[[#_ftn93|[93]]] – Material adequado ao registo de informações. Ex: a pedra, o papiro, o metal, o papel, o pergaminho, o tecido, a madeira, o filme, a fita magnética, o disco. TABELA DE SELECÇÃO[[#_ftn94|[94]]] - Instrumento que regista o resultado da avaliação, apresentando-se como uma relação dos documentos de arquivo de um organismo ou administração que fixa os respectivos prazos de conservação em fase activa ou semi-activa e destino final. TIPOLOGIA DOCUMENTAL[[#_ftn95|[95]]] – Conjunto de elementos formais, nomeadamente diplomáticos e jurídicos, que caracterizam um documento, de acordo com as funções a que se destina. TOMBO[[#_ftn96|[96]]] – 1. Inventário de terrenos demarcados 2. Registo de actos, factos ou acontecimentos já sem interesse administrativo 3. Arquivo definitivo TRANSFERÊNCIA[[#_ftn97|[97]]] – Mudança de documentos, arquivos ou acervos documentais, de um depósito com ou sem alteração de custódia. UNIDADE ARQUIVISTICA[[#_ftn98|[98]]] – Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (documento composto, colecção, dossier, processo, série, secção, fundo ou núcleo e respectivas subdivisões). Estes conjuntos resultam da organização dada pela entidade produtora. UNIDADE DE INSTALAÇÃO[[#_ftn99|[99]]] – Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos e pastas, etc. VALOR ARQUIVÍSTICO[[#_ftn100|[100]]] - Valor atribuído a um documento de arquivo ou a [um processo ou conjunto de documentos de arquivo], para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu valor informativo. VALOR EVIDENCIAL[[#_ftn101|[101]]] - Valor inerente aos documentos de arquivo na medida em que os mesmos são a evidência registada das transacções efectuadas no início, condução ou conclusão das actividades da entidade que os produz, independentemente dessas actividades serem ou não juridicamente relevantes. VALOR INFORMATIVO[[#_ftn102|[102]]] - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou [por um processo ou conjunto de documentos de arquivo]. Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Também chamado valor secundário. VALOR LEGAL[[#_ftn103|[103]]] - Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo, para comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito. VALOR PRIMÁRIO[[#_ftn104|[104]]] – Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razões que estiveram na origem da sua criação – cumprir funções de prova administrativa, legal ou financeira. VALOR SECUNDÁRIO[[#_ftn105|[105]]] - Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservação permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigação, na medida em que possam assumir funções de testemunho para a preservação da memória colectiva e/ou da memória da entidade produtora. VALOR PROBATÓRIO[[#_ftn106|[106]]] - Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Também chamado valor administrativo ou primário.
[[#_ftnref1|[1]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. ISBN 972-565-146-4. p. 3 [[#_ftnref2|[2]]]Idem, Pág. 3 [[#_ftnref3|[3]]]BARBEDO, Francisco; GOMES, Eugénia; HENRIQUES, Cecília – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informática, 2000. [Consult. 22 Dez. 2009]. Disponível em WWW: <URL: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno11.pdf>. [[#_ftnref4|[4]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 3 [[#_ftnref5|[5]]]Idem, Pág. 5 [[#_ftnref6|[6]]]Idem, Pág. 6 [[#_ftnref7|[7]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 7 [[#_ftnref8|[8]]]Idem, Pág. 7 [[#_ftnref9|[9]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. ISBN 972-8107-38-2 [[#_ftnref10|[10]]]Ibidem [[#_ftnref11|[11]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 8 [[#_ftnref12|[12]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref13|[13]]]Idem, Pág. 9 [[#_ftnref14|[14]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 11 [[#_ftnref15|[15]]]Idem, Pág. 11 [[#_ftnref16|[16]]]NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 9 [[#_ftnref17|[17]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 12 [[#_ftnref18|[18]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 13 [[#_ftnref19|[19]]]Idem, Pág. 16 [[#_ftnref20|[20]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 2. Modelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos. [Em linha]. [Consult. 22 Dez. 2009]. Lisboa: IAN/TT, 2000. Disponível em URL: <http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de-documentos/>. p. 26 [[#_ftnref21|[21]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 19 [[#_ftnref22|[22]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref23|[23]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 2. Modelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos. p. 26 [[#_ftnref24|[24]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 20-21 [[#_ftnref25|[25]]]Idem, Pág. 22 [[#_ftnref26|[26]]]Idem, Pág. 23 [[#_ftnref27|[27]]]Idem, Pág. 28 [[#_ftnref28|[28]]]Idem, Pág. 29 [[#_ftnref29|[29]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 29 [[#_ftnref30|[30]]]Idem, Pág. 30 [[#_ftnref31|[31]]]NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 9 [[#_ftnref32|[32]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 36 [[#_ftnref33|[33]]]Idem, Pág. 36 [[#_ftnref34|[34]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref35|[35]]]Ibidem [[#_ftnref36|[36]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref37|[37]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos… [[#_ftnref38|[38]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 38 [[#_ftnref39|[39]]]BARBEDO, Francisco; GOMES, Eugénia; HENRIQUES, Cecília – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informática, 2000. [Consult. 22 Dez. 2009]. Disponível em WWW: <URL: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno11.pdf>. [[#_ftnref40|[40]]]Ibidem [[#_ftnref41|[41]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref42|[42]]] Ibidem [[#_ftnref43|[43]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 42 [[#_ftnref44|[44]]]Idem, Pág. 44 [[#_ftnref45|[45]]]Idem, Pág. 44 [[#_ftnref46|[46]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref47|[47]]]Ibidem [[#_ftnref48|[48]]]Ibidem [[#_ftnref49|[49]]]Ibidem [[#_ftnref50|[50]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref51|[51]]]BARBEDO – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte... [[#_ftnref52|[52]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 50 [[#_ftnref53|[53]]]BARBEDO – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte... [[#_ftnref54|[54]]]Ibidem [[#_ftnref55|[55]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref56|[56]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 52 [[#_ftnref57|[57]]]NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 10 [[#_ftnref58|[58]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 54 [[#_ftnref59|[59]]]Idem, Pág. 54 [[#_ftnref60|[60]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 56 [[#_ftnref61|[61]]]Idem, Pág. 57 [[#_ftnref62|[62]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 57 [[#_ftnref63|[63]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos… [[#_ftnref64|[64]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 59 [[#_ftnref65|[65]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos… [[#_ftnref66|[66]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 60 [[#_ftnref67|[67]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 62 [[#_ftnref68|[68]]] Idem, Pág. 64 [[#_ftnref69|[69]]]Idem, Pág. 64 [[#_ftnref70|[70]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos… [[#_ftnref71|[71]]]Ibidem [[#_ftnref72|[72]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 74 [[#_ftnref73|[73]]]Idem, Pág. 76 [[#_ftnref74|[74]]]Idem, Pág. 76 [[#_ftnref75|[75]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref76|[76]]]Ibidem [[#_ftnref77|[77]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 80 [[#_ftnref78|[78]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 82 [[#_ftnref79|[79]]]Idem, Pág. 83 [[#_ftnref80|[80]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref81|[81]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de gestão de arquivos. [Em linha]. [Consult. 22 Dez. 2009]. Lisboa: IAN/TT, 2006. Disponível em URL: <http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf>. p. 5 [[#_ftnref82|[82]]]Idem, Pág. 5 [[#_ftnref83|[83]]]NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 10 [[#_ftnref84|[84]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 88 [[#_ftnref85|[85]]]Idem, Pág. 88 [[#_ftnref86|[86]]]Idem, Pág. 88 [[#_ftnref87|[87]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref88|[88]]]NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 10 [[#_ftnref89|[89]]]Idem, Pág. 10 [[#_ftnref90|[90]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref91|[91]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos… [[#_ftnref92|[92]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 92-93 [[#_ftnref93|[93]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 93 [[#_ftnref94|[94]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref95|[95]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 95 [[#_ftnref96|[96]]]Idem, Pág. 97 [[#_ftnref97|[97]]]Idem, Pág. 97-98 [[#_ftnref98|[98]]]Idem, Pág. 97-98 [[#_ftnref99|[99]]]ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 98 [[#_ftnref100|[100]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref101|[101]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos… [[#_ftnref102|[102]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref103|[103]]]Ibidem [[#_ftnref104|[104]]]Ibidem [[#_ftnref105|[105]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos… [[#_ftnref106|[106]]]Ibidem
ACERVO DOCUMENTAL[[#_ftn1|[1]]] – Conjunto de documentos sob custódia de um arquivo, biblioteca ou outra entidade.
ACESSIBILIDADE[[#_ftn2|[2]]] – Disponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental.
ACESSO DIRECTO[[#_ftn3|[3]]] - Num dispositivo de memória, forma de obter ou fornecer dados por uma ordem independente da sua posição relativa, através de endereços que indicam a posição física dos dados.
ACONDICIONAMENTO[[#_ftn4|[4]]] – Colocação dos documentos em unidades de instalação adequadas à sua conservação e preservação.
AQUISIÇÃO[[#_ftn5|[5]]] – Obtenção da propriedade e/ou da custódia de documentos ou arquivos por um arquivo, nomeadamente a título de compra, dação, depósito, depósito legal, doação, incorporação, legado, permuta, ou reintegração.
ARMAZENAMENTO[[#_ftn6|[6]]] – Operação que consiste na colocação dos documentos nos depósitos.
ARQUIVO[[#_ftn7|[7]]] – 1. Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação.
2. Instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo.
3. Depósito
ARQUIVO CENTRAL[[#_ftn8|[8]]] – Arquivo que reúne a documentação produzida pelos diversos departamentos e serviços de uma administração. Também designado de Arquivo Geral.
ARQUIVO CORRENTE[[#_ftn9|[9]]] - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais ainda não concluídos.
ARQUIVO DEFINITIVO[[#_ftn10|[10]]] - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de abertura. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries documentais cujo valor primário perdura por tempo indeterminado (por exemplo, algumas séries dos arquivos notariais).
ARQUIVO HISTÓRICO[[#_ftn11|[11]]] - 1. Fundos ou núcleo constituído por documentos correspondentes a processos concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de reabertura.
2. Arquivo encarregado da conservação permanente e comunicação de documentos de arquivo, já não consultados pela administração produtora no exercício das suas actividades de gestão, previamente seleccionados em função do seu valor arquivístico.
ARQUIVO INTERMÉDIO[[#_ftn12|[12]]] - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura.
ARQUIVO NACIONAL[[#_ftn13|[13]]] – Arquivo público com jurisdição arquivística sobre os arquivos e da administração central e de outras instituições de âmbito nacional, responsável pela aquisição, conservação e comunicação dos arquivos definitivos do mesmo âmbito.
AUTO DE ELIMINAÇÂO[[#_ftn14|[14]]] – Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminação.
AUTO DE ENTREGA[[#_ftn15|[15]]] – Acto revestido das formalidades prescritas por lei ou pelo costume, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos e/ou arquivos e que deve ser assinado no momento da entrega material.
AUTORIDADE ARQUIVÍSTICA[[#_ftn16|[16]]] – organismo regulador da política arquivística, instituição arquivística, programa arquivístico, unidade orgânica ou programa responsável pela avaliação, selecção, recolha, preservação e disponibilização de arquivos.
AVALIAÇÃO[[#_ftn17|[17]]] – Determinação do valor arquivístico e/ou histórico dos documentos de um arquivo, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente num arquivo definitivo ou eliminação, após o respectivo prazo de conservação.
BASE DE DADOS[[#_ftn18|[18]]] – Conjunto de dados, parte ou totalidade de um outro conjunto de dados que consiste pelo menos num ficheiro suficiente para uma dada aplicação ou para um determinado sistema de processamento de dados.
CAPACIDADE DE INSTALAÇÃO[[#_ftn19|[19]]] – Quantidade de documentos que um depósito pode conter, expressa normalmente em metros lineares (de prateleiras) ou cúbicos (de caixas ou ficheiros verticais).
CAPTURA[[#_ftn20|[20]]] – Registo, classificação, aditamento de meta-informação e armazenamento de um documento de arquivo num sistema que gere documentos de arquivo.
CATÁLOGO[[#_ftn21|[21]]] – Instrumento de descrição documental que descreve, até ao nível do documento, a totalidade ou parte de um arquivo ou de uma colecção.
CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO[[#_ftn22|[22]]] - Evolui em três idades ou fases – fase activa, fase semi-activa e fase inactiva – na medida em que a frequência de utilização dos documentos em fase administrativa decresce e o seu valor se transforma.
CLASSE[[#_ftn23|[23]]] - (somente na presente especificação) A parte de uma hierarquia representada por uma linha traçada de qualquer ponto da hierarquia do plano de classificação até todos os dossiês abaixo desse ponto. Nota: corresponde, na terminologia clássica, a uma “secção”, “série”, etc.
CLASSIFICAÇÃO[[#_ftn24|[24]]] – 1. Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um plano de classificação.
2. Instituto jurídico que assegura a protecção do património arquivístico.
COLECÇÃO[[#_ftn25|[25]]] – 1. Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, nomeadamente o modo de aquisição, o assunto, o suporte, a tipologia documental ou o coleccionador. Nesta acepção, opõe-se a fundo.
2. Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência (por exemplo, o copiadores de correspondência expedida), para servir de modelo à produção de documentos com a mesma finalidade, ou de acordo com critérios de arquivagem (ex. colecções de documentos de despesa). Nesta acepção, opõe-se a processo.
CONSERVAÇÃO[[#_ftn26|[26]]] – 1. Função do arquivo que consiste em assegurar a custódia e preservação dos arquivos.
2. Conjunto de medidas de intervenção sistemática e directa nos documentos com o objectivo de impedir a sua degradação, sem alterar as características físicas dos suportes.
COTA[[#_ftn27|[27]]] – Código numérico, alfabético ou alfanumérico, atribuído a uma unidade de instalação e/ou documento, para efeitos de instalação definitiva, ordenação e recuperação da informação.
COTAÇÃO[[#_ftn28|[28]]] – Operação que consiste em atribuir uma cota a cada documento ou unidade de instalação.
CUSTÓDIA[[#_ftn29|[29]]] – Guarda física de documentos e/ou arquivos, com a consequente responsabilidade jurídica, sem necessariamente implicar a sua propriedade.
DADOS[[#_ftn30|[30]]] – Representação de factos, conceitos ou instruções, de um modo convencional e adequado à comunicação, interpretação ou tratamento por meios humanos ou automáticos.
DESTINO[[#_ftn31|[31]]] - conjunto de processos relacionados com a aplicação das decisões sobre prazos de retenção, conservação, eliminação ou transferência de documentos, consignadas em regulamentos de conservação arquivística ou outros instrumentos reguladores.
DOAÇÃO[[#_ftn32|[32]]] – Aquisição a titulo gratuito de documentos e/ou arquivos privados e por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o organismo beneficiário a faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade.
DOCUMENTO[[#_ftn33|[33]]] – Unidade constituída pela informação e respectivo suporte.
DOCUMENTO ANEXO[[#_ftn34|[34]]] - Documento remetido por outro, que é considerado o documento principal.
DOCUMENTO APENSO[[#_ftn35|[35]]] - Documento posteriormente mandado juntar a outro, considerado o documento original, por conter elementos de prova e/ou informação relativos à mesma acção ou procedimento administrativo.
DOCUMENTO APOSTO[[#_ftn36|[36]]] - Documento posteriormente registado sobre outro [no intuito de] prestar informações, emitir opiniões ou exarar decisões.
DOCUMENTO DA ORGANIZAÇÃO[[#_ftn37|[37]]] - Ver Documento de Arquivo.
DOCUMENTO DE ARQUIVO[[#_ftn38|[38]]] – Documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Pode ser constituído por um ou mais documentos simples.
DOCUMENTO DE ARQUIVO ELECTRÓNICO[[#_ftn39|[39]]] - Documento de arquivo produzido, transmitido e mantido com recurso a equipamentos electrónicos.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO[[#_ftn40|[40]]] - Documento produzido, transmitido e mantido com recurso a equipamentos electrónicos.
DOCUMENTO PRINCIPAL[[#_ftn41|[41]]] - Documento simples que remete ou de qualquer outro modo veicula outro (s) documento (s). De um modo geral, os documentos principais são a unidade básica de datação e demais referenciação aos documentos compostos.
DOSSIER[[#_ftn42|[42]]] - [Conjunto de documentos] coligidos com o fim de informar uma decisão pontual.
ELIMINAÇÃO[[#_ftn43|[43]]] – Destruição de documentos de arquivo, que, na avaliação, foram considerados sem valor arquivístico e/ou histórico que justificasse a sua conservação permanente. Pode ser feita por corte, trituração, incineração e maceração.
ESPÓLIO[[#_ftn44|[44]]] – Conjunto de documentos de diversa natureza (de arquivo bibliográficos, museológicos, papéis pessoais) que pertenceram a uma pessoa singular ou colectiva.
ESTANTERIA[[#_ftn45|[45]]] – Conjunto das estantes de um depósito.
EXEMPLAR PRINCIPAL[[#_ftn46|[46]]] – Documento de arquivo que atesta oficialmente de uma actividade ou acção de um organismo. Na maior parte dos casos coincide com o exemplar original, mas não é forçoso que assim seja.
EXEMPLAR SECUNDÁRIO[[#_ftn47|[47]]] – Documento de arquivo usado como instrumento de trabalho, de informação ou de difusão. É, na generalidade dos casos uma cópia do exemplar principal.
FASE ACTIVA[[#_ftn48|[48]]] – Primeira idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais.
FASE INACTIVA[[#_ftn49|[49]]] – Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou de ser utilizado pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação; deve, por isso, ser eliminado, a menos que possua um valor secundário que justifique a sua conservação permanente.
FASE SEMI-ACTIVA[[#_ftn50|[50]]] - Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais ou legais.
FONTES DE AUTORIDADE[[#_ftn51|[51]]] - Legislação, normas, regras, recomendações e códigos deontológicos a que uma organização está obrigatoriamente sujeita ou escolhe adoptar, os quais informam a configuração do seu sistema de arquivo e a implementação de procedimentos normalizados de gestão de documentos.
FORAL[[#_ftn52|[52]]] – carta concebida pelo rei ou por um senhorio laico ou eclesiástico a determinada terra, contendo normas que disciplinam as relações dos seus povoadores ou habitantes entre si e destes com a entidade outorgante.
FORMATO[[#_ftn53|[53]]] - Elemento de linguagem que especifica a representação, sob a forma de caracteres, dos objectos de dados num ficheiro.
FUNÇÕES FIM[[#_ftn54|[54]]] - Conjunto de actividades específicas desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro de gestão de projecto.
FUNÇÕES MEIO[[#_ftn55|[55]]] - Conjunto das actividades desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro da gestão interna (ex. gestão patrimonial, gestão financeira, gestão de recursos humanos).
FUNDO[[#_ftn56|[56]]] – conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma única proveniência. É a mais ampla unidade arquivística. Opõe-se a colecção.
GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO[[#_ftn57|[57]]] – campo da gestão responsável por um controlo eficiente e sistemático da produção, recepção, manutenção, utilização e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para construir e manter a prova e informação sobre actividades e transacções.
GUIA[[#_ftn58|[58]]] – Instrumento de descrição documental que descreve um ou mais acervos documentais, ao nível dos fundos ou núcleos (historial da entidade produtora, estrutura interna da documentação, instrumentos de descrição documental disponíveis, bibliografia, etc.) ou das colecções fornecendo ainda a informação de carácter geral e sumário sobre as respectivas entidades detentoras.
GUIA DE REMESSA[[#_ftn59|[59]]] – relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.
INCORPORAÇÃO[[#_ftn60|[60]]] – Aquisição gratuita ou a título definitivo de documentos de arquivo por um arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.
INDEXAÇÃO[[#_ftn61|[61]]] – Operação que consiste em descrever ou identificar um documento relativamente ao seu conteúdo.
INDICE[[#_ftn62|[62]]] – Documento que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida (sequencial ou sistemática), os descritores, designações ou títulos de um documento, acompanhados das correspondentes referências de localização ou cotas.
INFORMAÇÃO[[#_ftn63|[63]]] - Determinado conjunto de dados que quando fornecido de forma e a tempo adequado, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe ficando mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada decisão.
INSTRUMENTO DE DESCRÇÃO[[#_ftn64|[64]]] – Documento secundário que referencia e/ou descreve as unidades arquivísticas, quantificando as respectivas unidades de instalação, tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. Os principais instrumentos de descrição documental são: guias, roteiros, inventários, catálogos, registos, listas e índices.
INTEGRIDADE[[#_ftn65|[65]]] - Qualidade dos dados e da informação que existe enquanto não ocorrer a sua destruição, alteração ou perda, de uma forma acidental ou intencional.
INVENTÁRIO[[#_ftn66|[66]]] – 1. Instrumento de descrição documental que descreve um fundo ou núcleo até ao nível da série, referindo e enumerando as respectivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.
2. Documento de arquivo que enumera e descreve um conjunto de bens patrimoniais, de acordo com fins específicos.
LISTA[[#_ftn67|[67]]] – Instrumento de descrição documental que relaciona, para fins de descrição e controlo, as unidades de instalação existentes num arquivo, de acordo com critérios cronológicos, alfabéticos, temáticos e outros.
MAÇO[[#_ftn68|[68]]] – Unidade de instalação constituída por um conjunto de documentos atados, correspondente a uma organização original ou podendo ser constituída no decurso de uma reinstalação.
MACRO-PROCESSO[[#_ftn69|[69]]] – conjunto de processos e, eventualmente, dossiers e/ou colecções, que correspondem a uma mesma acção ou um mesmo procedimento administrativo complexo, i.e., que engloba ou coordenada outros procedimentos, referíveis ou não a uma mesma área temático-funcional, mas independentes.
META-INFORMAÇÃO[[#_ftn70|[70]]] - Informação que descreve outra informação e sistemas de informação. Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a informação que deve ser criada e associada aos documentos de arquivo/ conjuntos de documentos de arquivo, por forma a facultar a sua compreensão no contexto de produção, a assegurar a sua capacidade evidencial e a facilitar e documentar a gestão continuada dos mesmos.
MIGRAÇÃO[[#_ftn71|[71]]] - Acção de transferir documentos electrónicos armazenados sob um determinado formato num determinado suporte para outros formatos e suportes actualizados, mantendo a sua autenticidade e genuinidade, por forma a preservar a capacidade de aceder continuadamente aos documentos.
PLANO DE CLASSIFICAÇÂO[[#_ftn72|[72]]] – 1. Sistema de classes pré-definidas, concebido para a organização de um arquivo corrente. Em princípio, a elaboração de um plano de classificação deve atender às áreas temático-funcionais em que se desenvolve a actuação da entidade produtora desse arquivo e fixar os descritores e remissivos de cada classe ou subclasse.
PRAZO DE CONSERVAÇÃO[[#_ftn73|[73]]] – Período fixado para a conservação dos documentos de arquivo. Este prazo é definido em tabela de selecção.
2. Documento de arquivo que regista o plano de classificação e as respectivas notas de aplicação, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura do arquivo.
PRESERVAÇÃO[[#_ftn74|[74]]] – Conjunto de medidas de gestão tendentes a neutralizar potenciais factores de degradação dos documentos.
PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO[[#_ftn75|[75]]] - Sucessão ordenada de actos e formalidades tendentes à formação e manifestação da vontade da Administração Pública pela sua execução.
PROCESSO[[#_ftn76|[76]]] - Conjunto de documentos referentes a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. Um processo corresponde geralmente a unidade básica de uma série. “Um processo não é uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se colocam documentos.” *O processo é a materialização de todos os passos de um procedimento administrativo.
PROVENIÊNCIA[[#_ftn77|[77]]] – 1. Em arquivo corrente, entidade produtora dos documentos recebidos
2. Em arquivo intermédio ou definitivo, entidade produtora do arquivo
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO[[#_ftn78|[78]]] – Obtenção de dados, informações ou documentos arquivados ou memorizados.
REGISTO[[#_ftn79|[79]]] – 1. Acto de lançar em suporte próprio dados ou informações.
2. Documento
3. Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo (registo de correspondência, registo de entrada, etc.), ou para efeito de prova de actos, factos ou acontecimentos (registo civil, registo paroquial, registo de notariado, etc.).
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO[[#_ftn80|[80]]] - Instrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a selecção, a eliminação, as remessas e a substituição de suporte.
REQUISITOS FUNCIONAIS[[#_ftn81|[81]]] - Descrevem os serviços que o sistema deve oferecer, como o sistema deve reagir a certas entradas e como o sistema se deve comportar em determinadas situações.
REQUISITOS NÃO FUNCIONAIS[[#_ftn82|[82]]] - Restrições nos serviços do sistema, tais como tempo de resposta, segurança, fiabilidade, disponibilidade, normas, etc.
RESPONSABILIDADE[[#_ftn83|[83]]] – principio segundo o qual os indivíduos, as organizações e a comunidade em geral, são responsáveis pelos seus actos e podem ser chamados a justificá-los.
ROTEIRO[[#_ftn84|[84]]] – 1. Guia
2. Instrumento de descrição documental que referencia as unidades de instalação de um acervo documental, por ordem das respectivas cotas, fornecendo de cada uma as indicações necessárias à sua identificação e localização.
3. Documento que descreve um itinerário ou uma viagem
4. Documento que refere, de forma metódica, a situação e direcção das ruas e outras vias de comunicação de uma povoação.
SECÇÂO[[#_ftn85|[85]]] – Unidade arquivística constituída pela subdivisão orgânico-funcional de um fundo ou núcleo, determinada pela sua organização original.
SELECÇÃO[[#_ftn86|[86]]] – Operação que decorre da avaliação e consiste em separar os documentos de arquivo a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados.
SÉRIE DOCUMENTAL[[#_ftn87|[87]]] - Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro de uma mesma área de actuação.
SISTEMA DE ARQUIVO[[#_ftn88|[88]]] - Sistema de informação que integra, gere e fornece o acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo.
SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO[[#_ftn89|[89]]] – Linguagem documental destinada à representação estruturada de documentos ou de dados por meio de índices e termos correspondentes, para permitir uma aproximação sistemática com a ajuda, se necessário, de um índice alfabético.
SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL[[#_ftn90|[90]]] - Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista gestão dos documentos produzidos e recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São elementos de um sistema de um sistema desta natureza os documentos, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos e as ferramentas de apoio tecnológico. O objectivo principal da implementação de um sistema de gestão documental prende-se com a racionalização e eficácia da produção documental.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO[[#_ftn91|[91]]] - Conjunto organizado de equipamentos, aplicações, políticas, procedimentos e pessoas, o qual armazena, processa e acessibiliza informação.
SUB-SÉRIE[[#_ftn92|[92]]] – Parte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às mesmas fases de processos do mesmo tipo, a sub-divisões sistemáticas de um assunto, a tipologias documentais, ou ainda a documentos com exigências de acondicionamento e/ou preservação próprias.
SUPORTE[[#_ftn93|[93]]] – Material adequado ao registo de informações. Ex: a pedra, o papiro, o metal, o papel, o pergaminho, o tecido, a madeira, o filme, a fita magnética, o disco.
TABELA DE SELECÇÃO[[#_ftn94|[94]]] - Instrumento que regista o resultado da avaliação, apresentando-se como uma relação dos documentos de arquivo de um organismo ou administração que fixa os respectivos prazos de conservação em fase activa ou semi-activa e destino final.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL[[#_ftn95|[95]]] – Conjunto de elementos formais, nomeadamente diplomáticos e jurídicos, que caracterizam um documento, de acordo com as funções a que se destina.
TOMBO[[#_ftn96|[96]]] – 1. Inventário de terrenos demarcados
2. Registo de actos, factos ou acontecimentos já sem interesse administrativo
3. Arquivo definitivo
TRANSFERÊNCIA[[#_ftn97|[97]]] – Mudança de documentos, arquivos ou acervos documentais, de um depósito com ou sem alteração de custódia.
UNIDADE ARQUIVISTICA[[#_ftn98|[98]]] – Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (documento composto, colecção, dossier, processo, série, secção, fundo ou núcleo e respectivas subdivisões). Estes conjuntos resultam da organização dada pela entidade produtora.
UNIDADE DE INSTALAÇÃO[[#_ftn99|[99]]] – Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos e pastas, etc.
VALOR ARQUIVÍSTICO[[#_ftn100|[100]]] - Valor atribuído a um documento de arquivo ou a [um processo ou conjunto de documentos de arquivo], para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu valor informativo.
VALOR EVIDENCIAL[[#_ftn101|[101]]] - Valor inerente aos documentos de arquivo na medida em que os mesmos são a evidência registada das transacções efectuadas no início, condução ou conclusão das actividades da entidade que os produz, independentemente dessas actividades serem ou não juridicamente relevantes.
VALOR INFORMATIVO[[#_ftn102|[102]]] - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou [por um processo ou conjunto de documentos de arquivo]. Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Também chamado valor secundário.
VALOR LEGAL[[#_ftn103|[103]]] - Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo, para comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito.
VALOR PRIMÁRIO[[#_ftn104|[104]]] – Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razões que estiveram na origem da sua criação – cumprir funções de prova administrativa, legal ou financeira.
VALOR SECUNDÁRIO[[#_ftn105|[105]]] - Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservação permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigação, na medida em que possam assumir funções de testemunho para a preservação da memória colectiva e/ou da memória da entidade produtora.
VALOR PROBATÓRIO[[#_ftn106|[106]]] - Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Também chamado valor administrativo ou primário.
[[#_ftnref1|[1]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. ISBN 972-565-146-4. p. 3
[[#_ftnref2|[2]]] Idem, Pág. 3
[[#_ftnref3|[3]]] BARBEDO, Francisco; GOMES, Eugénia; HENRIQUES, Cecília – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informática, 2000. [Consult. 22 Dez. 2009]. Disponível em WWW: <URL: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno11.pdf>.
[[#_ftnref4|[4]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 3
[[#_ftnref5|[5]]] Idem, Pág. 5
[[#_ftnref6|[6]]] Idem, Pág. 6
[[#_ftnref7|[7]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 7
[[#_ftnref8|[8]]] Idem, Pág. 7
[[#_ftnref9|[9]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. ISBN 972-8107-38-2
[[#_ftnref10|[10]]] Ibidem
[[#_ftnref11|[11]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 8
[[#_ftnref12|[12]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref13|[13]]] Idem, Pág. 9
[[#_ftnref14|[14]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 11
[[#_ftnref15|[15]]] Idem, Pág. 11
[[#_ftnref16|[16]]] NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 9
[[#_ftnref17|[17]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 12
[[#_ftnref18|[18]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 13
[[#_ftnref19|[19]]] Idem, Pág. 16
[[#_ftnref20|[20]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 2. Modelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos. [Em linha]. [Consult. 22 Dez. 2009]. Lisboa: IAN/TT, 2000. Disponível em URL: <http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de-documentos/>. p. 26
[[#_ftnref21|[21]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 19
[[#_ftnref22|[22]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref23|[23]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 2. Modelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos. p. 26
[[#_ftnref24|[24]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 20-21
[[#_ftnref25|[25]]] Idem, Pág. 22
[[#_ftnref26|[26]]] Idem, Pág. 23
[[#_ftnref27|[27]]] Idem, Pág. 28
[[#_ftnref28|[28]]] Idem, Pág. 29
[[#_ftnref29|[29]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 29
[[#_ftnref30|[30]]] Idem, Pág. 30
[[#_ftnref31|[31]]] NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 9
[[#_ftnref32|[32]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 36
[[#_ftnref33|[33]]] Idem, Pág. 36
[[#_ftnref34|[34]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref35|[35]]] Ibidem
[[#_ftnref36|[36]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref37|[37]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos…
[[#_ftnref38|[38]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 38
[[#_ftnref39|[39]]] BARBEDO, Francisco; GOMES, Eugénia; HENRIQUES, Cecília – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informática, 2000. [Consult. 22 Dez. 2009]. Disponível em WWW: <URL: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno11.pdf>.
[[#_ftnref40|[40]]] Ibidem
[[#_ftnref41|[41]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref42|[42]]] Ibidem
[[#_ftnref43|[43]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 42
[[#_ftnref44|[44]]] Idem, Pág. 44
[[#_ftnref45|[45]]] Idem, Pág. 44
[[#_ftnref46|[46]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref47|[47]]] Ibidem
[[#_ftnref48|[48]]] Ibidem
[[#_ftnref49|[49]]] Ibidem
[[#_ftnref50|[50]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref51|[51]]] BARBEDO – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte...
[[#_ftnref52|[52]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 50
[[#_ftnref53|[53]]] BARBEDO – Programa SIADE: Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Electrónicos Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: 1. Contexto de suporte...
[[#_ftnref54|[54]]] Ibidem
[[#_ftnref55|[55]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref56|[56]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 52
[[#_ftnref57|[57]]] NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 10
[[#_ftnref58|[58]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p 54
[[#_ftnref59|[59]]] Idem, Pág. 54
[[#_ftnref60|[60]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 56
[[#_ftnref61|[61]]] Idem, Pág. 57
[[#_ftnref62|[62]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 57
[[#_ftnref63|[63]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos…
[[#_ftnref64|[64]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 59
[[#_ftnref65|[65]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos…
[[#_ftnref66|[66]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 60
[[#_ftnref67|[67]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 62
[[#_ftnref68|[68]]] Idem, Pág. 64
[[#_ftnref69|[69]]] Idem, Pág. 64
[[#_ftnref70|[70]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos…
[[#_ftnref71|[71]]] Ibidem
[[#_ftnref72|[72]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 74
[[#_ftnref73|[73]]] Idem, Pág. 76
[[#_ftnref74|[74]]] Idem, Pág. 76
[[#_ftnref75|[75]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref76|[76]]] Ibidem
[[#_ftnref77|[77]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 80
[[#_ftnref78|[78]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 82
[[#_ftnref79|[79]]] Idem, Pág. 83
[[#_ftnref80|[80]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref81|[81]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de gestão de arquivos. [Em linha]. [Consult. 22 Dez. 2009]. Lisboa: IAN/TT, 2006. Disponível em URL: <http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf>. p. 5
[[#_ftnref82|[82]]] Idem, Pág. 5
[[#_ftnref83|[83]]] NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 10
[[#_ftnref84|[84]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 88
[[#_ftnref85|[85]]] Idem, Pág. 88
[[#_ftnref86|[86]]] Idem, Pág. 88
[[#_ftnref87|[87]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref88|[88]]] NP 4438-1 – Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios directores. p. 10
[[#_ftnref89|[89]]] Idem, Pág. 10
[[#_ftnref90|[90]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref91|[91]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos…
[[#_ftnref92|[92]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 92-93
[[#_ftnref93|[93]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 93
[[#_ftnref94|[94]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref95|[95]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 95
[[#_ftnref96|[96]]] Idem, Pág. 97
[[#_ftnref97|[97]]] Idem, Pág. 97-98
[[#_ftnref98|[98]]] Idem, Pág. 97-98
[[#_ftnref99|[99]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. p. 98
[[#_ftnref100|[100]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref101|[101]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos…
[[#_ftnref102|[102]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref103|[103]]] Ibidem
[[#_ftnref104|[104]]] Ibidem
[[#_ftnref105|[105]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos…
[[#_ftnref106|[106]]] Ibidem